參觀接待應急預案(二)

　　一、工作機構(gòu)

　　成立首屆中國影視文化周嘉賓接待部，并設(shè)立嘉賓聯(lián)絡(luò)組、酒店服務(wù)組、機場鐵路服務(wù)組、宴會服務(wù)組、重要嘉賓組、應急機動組等5個工作組。

　　二、工作職責

　　接待部負責參會嘉賓后勤接待工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。接待部辦公室負責對接組委會，做好各類相關(guān)信息的搜集、匯總、整理、上報;負責接待部各項指令的傳達;負責重大事項的協(xié)調(diào)上報;負責相關(guān)經(jīng)費的落實;負責做好重要嘉賓的一對一接待服務(wù)，并及時將參加文化周各項活動、餐敘、考察等活動的嘉賓名單、時間、地點等信息傳達到相關(guān)工作組，通知有關(guān)人員提前做好準備;負責住房、車輛及其他物資的統(tǒng)一調(diào)配。各工作組結(jié)合工作實際，制定本工作組細化方案。

　　三、工作機制

　　(一)各工作組按照“各司其職、各負其責、充分溝通、團結(jié)協(xié)作”的原則，根據(jù)任務(wù)分工做好相關(guān)工作，積極協(xié)助其他工作組做好協(xié)調(diào)配合工作。

　　(二)實行重大事項通報制度。各工作組按照“事前請示，事后報告，實事求是，及時準確”的原則，對組委會的重要指示、工作安排、接待過程中的突發(fā)事件及其它重大事項，要及時通報接待部辦公室及相關(guān)工作組。

　　四、責任分工

　　(一)接待部辦公室

　　工作職責

　　1.負責對接組委會，并提前制定接待工作方案送審;負責各工作組工作人員的食宿、物資、車輛及相關(guān)工作的總協(xié)調(diào)。

　　2.負責做好組委會分配的志愿者的調(diào)度指揮，擬定重要嘉賓“一對一”接待單體實施方案。負責匯總嘉賓名單、航班、住宿、用餐、活動行程、翻譯需求等信息，及時報送接待部辦公室，分送各工作組。

　　3.負責與大會組委會的總聯(lián)絡(luò)，負責掌握重要嘉賓及隨行人員住房和車輛分配、受邀出席活動等信息。

　　4.負責大會組委會統(tǒng)一安排之外的接待用車的落實。大會所需社會車輛的協(xié)調(diào)分別由****負責。大會所需大巴車或商務(wù)車的租用由委辦公室負責。

　　5.負責會議期間租用車輛、社會車輛、工作人員用車等的統(tǒng)一調(diào)度指揮。

　　6.負責與大會組委會對接，落實工作人員用餐時間、地點，并負責通知相關(guān)責任人。負責提前預訂酒店，落實工作人員的住宿。

　　7.負責嘉賓及工作人員各種證件、資料的領(lǐng)取和發(fā)放;負責車輛通行證、重要嘉賓禮品及其它后勤保障物資(如雨具等)的落實。

　　8.負責落實擬參加接送機、宴請、考察等活動的領(lǐng)導名單，并負責通知。

　　9.對大會活動的各項費用進行監(jiān)督和核實。

　　(二)嘉賓聯(lián)絡(luò)組

　　工作職責：

　　1.負責對接論壇組委會，提前落實參會嘉賓及隨行名單、往返日期、航班號、住宿需求、活動行程、翻譯需求、旅游等信息，及時報送接待部辦公室及相關(guān)工作組;負責統(tǒng)計工作人員住宿、用車需求，并提交接待部辦公室統(tǒng)一安排。

　　2.負責匯總重要嘉賓行程，并安排“一對一”聯(lián)絡(luò)員提醒、引導;負責掌握省有關(guān)領(lǐng)導出席會議、宴請等有關(guān)信息，并將有關(guān)信息提交接待部辦公室。

　　3.負責未列入“一對一”接待范圍的嘉賓的總聯(lián)絡(luò)，及時將信息反饋接待部辦公室統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。

　　4.完成接待部交辦的其他工作任務(wù)。

　　(三)酒店服務(wù)組

　　工作職責：

　　1.負責嘉賓報到、入住等有關(guān)事宜。負責與大會組委會對接，提前領(lǐng)取嘉賓房卡，配合“一對一”聯(lián)絡(luò)員引導嘉賓入住和資料領(lǐng)取。